Pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest (v nadaljevanju: pravilnik) je poleg statuta in akta o ustanovitvi eden najpomembnejših splošnih aktov podjetja, s katerim v prvi vrsti uredimo strukturo podjetja, ki nakazuje način njegovega delovanja. Pravilnik ni obvezen za manjša podjetja z manj kot 10 zaposlenimi, vsa ostala podjetja pa so zakonsko obvezana k njegovi izdelavi in sprejetju. Pravilno in transparento izdelan tovrsten pravilnik z vsemi pripadajočimi prilogami je ogledalo vsakega uspešnega podjetja.
Sestavljajo ga normativni (opisni) del in katalog delovnih mest, priporočljivo pa je izdelati tudi evidenco zasedenih in nezasedenih delovnih mest ter organigram podjetja. Vse našteto tvori celovit sklop, ki je pomembna informacija o razpoložljivih kadrih in organizaciji dela za vsakega menagerja, ki želi slediti razvoju svojega podjetja.
In kaj naj bi v navedeni pravilnik sploh zapisali? Vsekakor ne tistih določb, ki so že opredeljene v zakonu, saj so le-te za delodajalca obvezujoče in zato ni potrebe, da jih v pravilniku ponovno navajamo. Opredelimo zgolj tiste značilnosti, ki so za podjetje posebnega pomena ter tiste morebitne posebnosti, ki jih določa kolektivna pogodba osnovne dejavnosti, za katero je podjetje registrirano in jo tudi opravlja.
Na samem začetu pravilnika, v tako imenovani preambuli, je potrebno navesti, na katerih pravnih podlagah pravilnik temelji in kdo ga je sprejel. Postopek sprejemanja pravilnika mora biti predhodno urejen že v aktu o ustanovitvi ali v statutu.
Sledi opredelitev organiziranosti podjetja, torej njegova struktura, iz katere je jasno razvidna hierarhična lestvica zaposlenih v podjetju. Posebno pozornost posvetimo tudi načinu dodeljevanja dopusta zaposlenim in delovnemu času, v katerem podjetje svojo dejavnost opravlja, poskusnem delu ter odpovednim rokom.
V normativnem delu pravilnika opisno opredelimo še, katere rubrike vsebuje katalog delovnih mest, ki je priloga pravilnika in je izdelan v obliki tabele, in sicer za vsako delovno mesto posebej. V zaključku normativnega dela navedemo dan uveljavitve novega pravilnika in prenehanje veljavnosti prejšnjega.
K izdelavi kataloga delovnih mest je potrebno pristopiti previdno, saj so podatki, zapisani v katalogu, v primeru objave prostega delovnega mesta, osnova za pravilen potek postopka izbire kandidata za novo delovno mesto, va nadaljevanju pa tudi za sklenitev pogodbe o zaposlitvi.
Predvsem je potrebno paziti, da je poimenovanje delovnega mesta smiselno in v povezavi z delom, ki ga bo delavec na njem opravljal ter da so vsi pogoji za zasedbo delovnega mesta skladni z veljavno zakonodajo in kolektivno pogodbo dejavnosti, ki jo podjetje uporablja. Pri tem opozarjam predvsem na raven (stopnjo) izobrazbe, ki jo za delovna mesta potrebno opredeliti, število let zahtevanih delovnih izkušenj, organizacijsko enoto, v kateri je sistemizirano delovno mesto, katera znanja in vešćine so potrebne za opravljanje dela na tem delovnem mestu, morebitna pooblastila, ki jih ima delavec na tem delovnem mestu in seveda na koncu ter natančen opis del in nalog delovnega mesta.
Delodajalec je ob sprejetju nove sistemizacije dolžan izdelati tudi oceno tveganja na delovnem mestu za vsako delovno mesto posebej in jo v katalogu vpisati v posebno rubriko »VARSTVO PRI DELU«. Oceno mora izdelati za to usposobljen strokovnjak, ki naj hkrati izdela tudi Pravilnik o prepovedi mobbinga na delovnem mestu in Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti in uporabe opojnih substanc pri delodajalcu, ki sta zakonsko obvezna in ju mora sprejeti vsak delodajalec, ki zaposluje več kot 10 delavcev.
Kot sem uvodoma že zapisala je ustrezno izdelan Pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest ogledalo podjetja, ki predstavlja njegovo bistvo. Nemalokrat prepreči tudi nesmotrno porabo sredstev za plače in drugih stroškov dela ter marsikatero nepotrebno tožbo, bodisi delojemalca ali delodajalca, saj je nenazadnje tista prva osnova za sklenitev pogodbe o zaposlitvi z delavcem, zato bi se vsak kadrovski menager moral zavedati pomena tega akta.
Edita Dobaj
M: +386 (0)41 313 317
IDEALIS – Inštitut za plače in delovna razmerja
Dimičeva ulica 14
1000 Ljubljana
