OD DOKUMENTA, KI JE SAM SEBI NAMEN, DO PRAVIH DODANIH VREDNOSTI POSLOVNEGA ALI LETNEGA NAČRTA
Velika večina poslovnežev, ki vodijo mala in srednje velika podjetja so običajno ljudje akcije, izvršnosti in zagotavljanja rezultatov. Vse, kar spominja na dolgočasno administrativno delo, nepotrebno birokracijo in kilograme dokumentov, ki so sami sebi namen, običajno spada v kategorijo delegiraj ali pozabi. Na žalost lahko na podlagi napačnih predpostavk o poslovnem načrtovanju v tem košu pristane tudi poslovni načrt.
Velikokrat je namreč poslovni načrt prikazan povsem napačno, kot desetine strani dolg dokument, ki je sam sebi namen in enkrat, ko ga podjetnik oziroma vodstvo podjetja napiše, je njegova dodana vrednost blizu nič. Vse prej pa je bil bolj ali manj izgubljeni čas. Če smo iskreni, se na žalost pogosto v realnosti to tudi zgodi.
Razlog leži v tem, da je tako kot pri mnogih stvareh v življenju, tudi pri poslovnem načrtovanju potrebno dati bistveno več poudarka na sam proces (pot), kot na končni cilj. Skozi proces poslovnega načrtovanja namreč pridobimo pomembne podatke o poslovnem okolju, ki nam nato pomagajo pri ustreznih poslovnih odločitvah. Ob predpostavki, da smo pripravili kakovosten načrt, pa je še bolj pomembno to, kolikokrat v poslovnem letu se zavestno odločimo, da vzamemo dokument v roke in se poglobimo v oblikovano strategijo, ki jo izvršujemo ter se vprašamo ali se je ta izkazala za uspešno in kaj bi bilo mogoče smotrno spremeniti. Poslovni načrt torej postane koristen šele takrat, ko se v operativni noriji ustavimo in pogledamo zemljevid, kje smo bili, kje se nahajamo ter kam gremo in se obenem vprašamo ali gremo v pravo smer.
Če napišemo poslovni načrt, ker tako veleva dobra poslovna praksa, ali mogoče zaradi zahteve lastnikov, svetovalca, vesti ipd. obstaja velika verjetnost, da s poslovnim načrtom izgubljamo čas. Poslovni načrt namreč pišemo najprej in predvsem zase, s kristalno jasnim namenom, da lahko na podlagi zbranih podatkov o trgu in konkurenci, oblikujemo ustrezno strategijo rasti in razvoja podjetja. Ob misli na ta ključni namena poslovnega načrtovanja, še nekoliko bolj razčlenimo dodane vrednosti tega dokumenta.
Poslovno načrtovanje je sestavljeno iz dveh temeljnih procesov, analitičnega in kreativnega. Namen analitičnega procesa pisanja poslovnega načrta je čim bolj natančna identifikacija razhajanj naših predpostavk z realnim dogajanjem na trgu. Napačne predpostavke so namreč razlog za večino poslovnih neuspehov.
Rezultat analitičnega procesa so analize in sicer analiza trga, kupcev in konkurence. Na podlagi pridobljenih podatkov v sklopu analiz si pomagamo pri nadaljnjem razvoju poslovne ideje, oblikovanju produktnega portfelja in strategije. Prav tako pa analize predstavljajo temelj za oblikovanje marketinškega načrta ter sprejetje drugih pomembnih odločitev v povezavi s poslovanjem podjetja. Te poslovne odločitve se navezujejo na organizacijsko strukturo podjetja, načrt pridobivanja človeških virov, zaščito intelektualne lastnine, organizacijo proizvodnje ipd.
Kreativni proces je na drugi strani namenjen predvsem temu, da izpilimo diferenciator podjetja. Drvimo v svet popolne konkurence, kjer so trgi nasičeni z dobrinami, marže so vse nižje, pritegniti kupčevo pozornost pa je skoraj nemogoče. Ne glede na to, v kateri panogi se določeno podjetje nahaja, je v rumenih straneh oziroma na internetu na desetine konkurentov.
Na trgu popolne konkurence potencialni kupci ne opazijo več nič povprečnega, nič dobrega, nič zelo dobrega. Opazijo zgolj še stvari, ki so drugačne… in boljše. To, da ste zgolj drugačni ni več dovolj, saj je biti drugačen preveč enostavno. Biti drugačen in boljši pa zahteva veliko razmišljanja, ustvarjalnosti, inovativnosti, drznosti in poznavanje trga ter kupcev. Danes lahko uspešno poslujemo na trgu zgolj še, če imamo nekaj, kar zbuja pozornost, je izredno, posebno, nenavadno in vredno pozornosti med tisočimi in tisočini alternativami. Ob enaki funkcionalnosti seveda. Torej nahajamo se v ciklih neprestanega inoviranja in kratkega časovnega okvira izkoriščanja inovacij.
Za pravo kreativnost pa je potreben čas, potrebujemo mir, nujno moramo biti v stiku sami s seboj. Potrebna je velika mera empatije, odprtosti, prav tako pa poguma in poskušanja. In v vsakdanji naglici operativnih obveznosti in neprestanemu brnenju elektronskih naprav, ko je vsakih nekaj minut prekinjena naša pozornost, je pač težko biti kreativen.
Tako pridemo do točke, kjer je potrebno ločiti pomembne in nujne stvari. Veliko teh stvari, ki prekinjajo našo pozornost so nujne, malo pa jih je pomembnih. Na drugi strani poslovno načrtovanje ni nujno, je pa izjemno pomembno. Namen poslovnega načrtovanja je tako poleg omenjenih analiz, v miru in ob temeljitem premisleku izoblikovati kompetenco podjetja, diferenciator ter vse ostale konkurenčne in komunikacijske elemente, ki nas bodo povzdignili v skoraj neprebojnem marketinškem šumu ponudbe na trgu.
Po uspešno opravljenem analitičnem in kreativnem delu, ima poslovno načrtovanje še en pomemben aspekt. To je postavljanje konkretnih ciljev. Na tisoče knjig in psiholoških študij govori o temu, kako pomembno je, da si postavimo cilje. Tako v osebnem, kot tudi poslovnem življenju. Cilje, ki so specifični, merljivi in realistični. V poslovnem načrtu si na koncu v sklopu terminskega plana in finančnih projekcij postavimo konkretne časovne in finančne cilje, ki jih lahko nato redno mesečno, četrtletno ali letno spremljamo. Ob tem pa ugotavljamo, zakaj nastajajo odmiki in razhajanja.
Analitika, kreativa in postavljanje ciljev – to so tri najpomembnejše dodane vrednosti poslovnega načrta.
Pisanje poslovnega načrta iz strokovnega vidika ni zahtevno. Obstajajo brezplačne predloge, programska oprema, priročniki in navodila, ki upoštevajo vse mednarodne standarde za poslovno načrtovanje. Izjemno zahtevno pa je biti discipliniran, ko moramo postaviti pomembne stvari pred nujne. In kot omenjeno, poslovni načrt običajno ni nujen, je pa pomemben, saj uspešnost – delati prave stvari pride pred učinkovitostjo, ki pomeni delati stvari na prav način.
Velikokrat lahko tudi zasledimo argument, da v tako hitro spreminjajočem in turbulentnem okolju poslovni načrt nima več nobenega smisla. Vendar drži ravno obratno. Danes, v negotovem poslovnem svetu in v kriznih časih, je še toliko bolj ključno in pomembno, da imate jasen pregled nad dogajanji na trgu, kako posluje vaša konkurenca in kako svoje nakupne vzorce spreminjajo obstoječi in potencialni kupci.
Še toliko bolj pomembno je, da si vzamete čas za premislek, strateško načrtovanje in pripravo načrta, kako boste drugačni in boljši od konkurence. Mnoge študije so namreč pokazale, da so najboljši podjetniki na eni strani izvršni, se pravi ljudje akcije, na drugi strani pa imajo disciplino, da se ustavijo, zajamejo zrak ter strateško razmislijo, ali gredo v pravo smer.
Tukaj pa se dodane vrednosti poslovnega načrta še ne zaključijo. Če je poslovni načrt pravilno napisan, služi tudi kot komunikacijski in prodajni dokument. Dobršen del napisane vsebine lahko uporabimo za marketinške materiale. Z malo prilagoditve je dokument primeren za banke in investitorje tveganega kapitala. Nenazadnje pa je skozi pisanje poslovnega načrta pomembno, da se uskladi tudi celotna vodstvena ekipa podjetja, kam in kako v prihodnosti s poslovanjem podjetja.
Za konec si velja še zapomniti, da je poslovni načrt živ dokument. Višina dodane vrednosti poslovnega načrta, ko je enkrat napisan, je odvisna predvsem od nas samih. Vsakič, ko postavimo pomembno pred nujno in si vzamemo čas za prilagoditev poslovnega načrta, pripravo mesečnega, četrtletnega, letnega plana ali plana lansiranja novega produkta/storitve ipd., se dodana vrednost poslovnega načrta bistveno poveča. Posledično pa verjetno tudi nadaljnje uspešno poslovanje podjetja.
Blaž Kos
Blaž Kos je direktor podjetja Venturelab d.o.o. in vodja kluba Poslovni angeli Slovenije. Venturelab d.o.o. ponuja storitve s področja uspešnega in učinkovitega upravljanja strateške in finančne funkcije v malih in srednje velikih podjetij. Najbolj popularne storitve zajemajo pripravo poslovnih in finančnih načrtov, podjetniške finance in pridobivanje lastniškega ter dolžniškega kapitala. Več na www.venturelab.si.
