V današnjem svetu se vse več in pogosteje srečujemo s projekti. Kljub izkušnjam se veliko njih zaključi neuspešno, kar nas stane veliko. Odlično bi bilo, da bi imeli rešitve za najbolj pogoste in predvidljive napake na projektih.

Zaradi slabega vodenja projektov je po raziskavi Pulse of the Profession® 2018, izgubljenih v povprečju 9,9% eura investicije v projekt. Ključni trije razlogi za slabe rezultate so sledeči:

  1. Podjetja ne uspejo premostiti vrzeli med načrtovanimi strategijami in izvedbo.
  2. Vodstveni menedžerji v podjetju se ne vključujejo aktivno v projekte.
  3. Nepriznavanje ključnega pomena projektnega vodenja kot gonilne sile v organizaciji.

Za vsakim projektom stojijo poslovni razlogi. Nekatere organizacije želijo biti bolj učinkovite, medtem ko se drugi trudijo povečati profitabilnost ali spodbuditi inovacije. Ne glede na koristi, ki jih iščejo, uporabljajo organizacije projekte za doseganje svojih ciljev. Vodenje projektov v teh podjetjih predstavlja orodje za spreminjanje idej v resničnost. (Vir: 2018 Pulse of the Profession®)

Organizacije dosegajo bistveno večji uspeh takrat, ko uporabljajo dobre prakse upravljanja projektov. Po navedbah omenjene globalne raziskave najbolj uspešna podjetja, tako imenovana “prvaki”, porabijo sredstva 21-krat bolj uspešno kot manj uspešna.

Prvaki resnično obvladajo vodenje projektov, še posebno pri grajenju odlične komunikacije in pozitivnih odnosov. Kot potrjuje omenjena raziskava so kompetence, ki izboljšujejo uspešnost projektov naslednje:

  • Aktivno vključevanje vodilnih sponzorjev, odločevalcev v projekte
  • Nadzor nad obsegom projekta
  • Zagotavljanje kvalitete izvedbe projekta (t.i. QM – quality management)

Učinkovito uvajanje teh kompetenc v današnjem poslovnem okolju polnem sprememb je zelo zahtevno. V primeru, da jih ne uvedemo, smo izpostavljeni še večjemu tveganju za neuspeh.

Pa poglejmo, kako vodilna podjetja uporabljajo uspešnost projektov kot konkurenčno prednost, ki vodi njihovo organizacijo k odličnosti.

Učinkovito vodenje projektov je eden od načinov za doseganje zadovoljstva strank in poslovne odličnosti. Za uspešno izvajanje projektov potrebujemo poleg znanja in izkušenj tudi veščine projektnega menedžmenta.

Praksa dokazuje, da je projektni menedžment eden izmed najbolj zahtevnih področjih dela. Zanj je značilna velika odgovornost, minimalna moč odločanja in hitro spreminjajoče okolje, ki je idealno za testiranje stresa.

Večina projektnih menedžerjev nima direktnega dostopa do ljudi, sredstev in drugih kritičnih virov ključnih za uspeh projektov. Po drugi strani, pa prevzemajo tveganje in odgovornost za celoten uspeh ali neuspeh projektov. Pri vodenju projektov sta ključnega pomena odlična komunikacija in grajenje odnosov.

Pregovor Winstona Chirchilla, ki ilustrira situacijo na projektih je: »When you’re going through hell, keep going!«

Da bo naše delo na projektih lažje in uspešnejše bomo izhajali iz liste najbolj tipičnih izzivov, s katerimi se srečujemo na projektih in poiskali zanj najboljše rešitve iz prakse:

  1. Definiraj potrebe kot želene rezultate stranke.
  2. Komuniciraj asertivno in gradi odlične odnose z deležniki na projektu.
  3. Postavi dosegljive cilje, vloge in odgovornosti deležnikov.
  4. Izdelaj izvedljive plane in terminske načrte.
  5. Obvladuj tveganja in vzpostavi inovativne pospeševalnike.
  6. Postavi prioritete in učinkovito izrabi čas.
  7. Predvidi in izvedi neizogibne spremembe.
  8. Gradi na dejstvih in ne na domnevah in prepričanjih.
  9. Upravljaj s pričakovanji vseh deležnikov.
  10. Uči se iz izkušenj in proslavi zmage.

Tokrat se bomo posvetili prvemu izzivu in sicer definiranju potreb strank za dosego želenih rezultatov in zadovoljstva. Če želimo ugotoviti, kaj naše stranke potrebujejo, je prav, da se zavedamo sledečih dejstev:

  1. Stranke imajo potrebe, za katere še same ne vedo.
  2. Stranke imajo izziv, kako izraziti svoje potrebe.
  3. Potrebe strank se v času hitro spreminjajo.
  4. Stranke ne bodo vedele kaj želijo, dokler ne bodo videle rešitve.
  5. Nemogoče je vedeti vse strankine potrebe.

Izhajajoč iz teh predpostavk lahko zgradimo proces pridobivanja, beleženja in kontroliranja potreb, da zagotovimo pravo rešitev, s katero bodo stranke zadovoljne.

Projekti, kjer so zagotovljene vse tehnične potrebe stranke – »What to do?«, še niso nujno uspešni. Poskrbeti moramo tudi za kvaliteto izvedbe – »How to do it?«.

Ena od preizkušenih načinov zagotavljanja visoke kvalitete in zadovoljstva strank je vzpostavitev procesa EXCEDE.

To je sistematičen in učinkovit proces merjenja kvalitete izvedbe projekta in dodane vrednosti, ki jo le-ta prinaša. Hkrati nam ta pristop omogoča AGILNO prilagajanje izvajalskega tima potrebam naročnika ali sponzorja v času izvedbe projekta.

Prednosti in koristi:

  • Kontinuiran proces ocenjevanja izvedbe projekta
  • Sistematično merjenje uspešnosti, ki temelji na vnaprej določenih kriterijih po terminskem planu
  • Aktivno vključevanje sponzorjev projekta in premoščanje komunikacijske vrzeli med izvajalskim timom in ključnimi deležniki
  • Nenehno izboljševanje procesov za dosego visoke kvalitete izvedbe in zadovoljstva naročnika, sponzorja –  t.i. Kaizen
  • S sodelovanjem povečujemo uspešnost projekta in znižujemo tveganje

Projekti so orodja za uresničevanje razvojnih strategij podjetij, zato je ključnega pomena, da zagotovimo njihovo učinkovito izvajanje. Ker se v projekte vlaga velike vsote sredstev, je zagotavljanje uspešnosti projektov zagotovo med ključnimi prioritetami. Z uporabo dobrih praks, sistematičnim in agilnim pristopom, dosežemo kvaliteto in zadovoljstvo strank.

Excede proces se uporablja na večjih in kompleksnejših projektih v Global Fortune 500 podjetjih, s katerimi prihranijo na času, denarju in energiji za reševanje izzivov.

Če si želite tudi vi zagotoviti uspešne projektne, zmanjšati tveganje in prihraniti na izgubljenih sredstvih, je Excede zagotovo prava izbira.

Za vse dodatne informacije sem vam z veseljem na voljo na telefonski številki: 031 256 505 ali na email: alenka@eQteam.eu.

Alenka Slabe, PMP, Vodja strateških projektov

eQteam, www.eQteam.eu