Projekti so orodje za uresničevanje zastavljenih strategij in ciljev podjetij. Kot taki so ključni za napredek in razvoj. Da bo naše delo na njih uspešnejše bomo izhajali iz liste desetih najbolj tipičnih izzivov s katerimi se srečujemo na projektih in poiskali za njih najboljše rešitve iz prakse.

V četrtem članku smo obravnavali dobre prakse delegiranja nalog in odgovornosti za učinkovito izvedbo aktivnosti na projektu. Tokrat se bomo posvetili praktičnim rešitvam in praksam na področju obvladovanja tveganj, ki vsebujejo učinkovita orodja in procese na tem področju.

Vsak izmed nas dnevno obvladuje tveganja v poslovnem kot tudi zasebnem življenju. V mislih nenehno ocenjujemo tveganja, da ugotovimo, katere korake moramo sprejeti, da preprečimo negativno vplivanje tveganj na nas.

Predvidevamo verjetnost, da se lahko z našim vozilom kaj zgodi, zato kupimo avtomobilsko zavarovanje. Predvidevamo verjetnost, da bo vlomilec vlomil v našo hišo, zato namestimo alarmni sistem in nove ključavnice. Predvidevamo verjetnost mrzlega vremena, zato vzamemo seboj topla oblačila. Vsaka poslovna organizacija ima tudi tveganja, ki so edinstvena za njihovo okolje.

Ena od znanih opredelitev poslovnega tveganja je, da vsako tveganje, ki  izhaja iz pomembnih pogojev, dogodkov, okoliščin, dejanj ali neukrepanja, lahko negativno vplivajo na sposobnost podjetja, da doseže svoje cilje in izvaja svoje strategije. Uspeh in operativnost vaše poslovne organizacije je v bistvu odvisna od tega, kako dobro obvladujemo tveganja v vaši organizaciji. Vedno več razpravljamo o pojmu “Upravljanje tveganj – Risk Management”, saj nevarnosti prežijo vsepovsod in se hitro spreminjajo. Oglejmo si pet pomembnih dobrih praks upravljanja tveganj.

  1. Vključite zainteresirane strani

Za učinkovito obvladovanje tveganj moramo v vse korake vključiti zainteresirane strani, začenši s prvotno oceno tveganja. Zainteresirane strani lahko vključujejo ljudi, kot so vodje, stranke, člani projektnega tima, zaposleni, delničarji, javnost, itd. Mnogi od teh posameznikov so lahko ključni kadri in so zato pomembni za vaše procese upravljanja tveganj. Vsak od teh posameznikov predstavlja različne vloge in odgovornosti v vaši organizaciji ali projekta, kar vam daje celostno predstavitev vseh vidikov vašega podjetja in vsakega tveganja. Zainteresirane strani spodbudimo, da nenehno pomagajo izboljševati proces obvladovanja tveganj, tako da jih vključite z odgovorom na vprašanje: “Kaj bi se lahko zgodilo? Kaj vas skrbi, o čem imate pomislek?”

2. Vpliv in naravnanost vodstva

Pomemben korak v katerem koli uspešnem programu upravljanja tveganj je ustvarjanje močne kulture tveganj. Kultura tveganja je opredeljena kot vrednote, prepričanja in odnos do tveganj v organizaciji. Odgovornost vodstva in upravnega odbora je, da jasno sporoča kulturo podjetja in določita odnos do tveganja z vrha. Razumevanje tveganja v vodstvu je ključnega pomena za zagotovitev pomembnosti zavedanja o tveganju v celotni organizaciji. Kakšna je kultura tveganja vašega podjetja?

3. Komunikacija

Komuniciranje tveganj v vaši organizaciji je še en pomemben vidik upravljanja s tveganji. Ključna tveganja in tveganja, ki bi imela učinek za celo organizacijo identificirajo in upravljajo vsi oddelki. Vsa nova tveganja so opredeljena, ocenjena in obvladovana. Pomembno je ustvariti zavest o tveganjih s komunikacijo v celotni organizaciji.

4. Jasni postopki upravljanja s tveganji

Ali so vaši postopki ocene tveganja jasno dokumentirani? Ali so vloge in odgovornosti jasno opredeljene? Ali obstajajo jasni postopki, ki opredeljujejo omilitev vseh ugotovljenih tveganj? Ali imate pripravljen načrt neprekinjenega poslovanja in načrt odzivanja, ki določa, kako bo vaša organizacija ravnala in premagovala vsa nepredvidena tveganja? Ali te postopke učinkovito sporočate vsem zaposlenim? Razvijanje jasnih postopkov nam bo pomagalo pri sledečem:

  • prepoznati vsa potencialna tveganja, ki bi lahko vplivala na naše podjetje ali projekt in njihovo verjetnost
  • vpliv teh tveganj in jih kako nameravamo zmanjšati ali preprečiti
  • kako bomo spremljali in obvladovali nova tveganja.

5. Nenehno spremljanje

Če želimo obvladovati svoja tveganja, moramo najprej vedeti, kakšna so naša tveganja. Ob predpostavki, da smo že opravili prvotno oceno tveganja in vzpostavili ustrezen nadzor za blažitev in reševanje teh tveganj, je naslednji ključni korak spremljanje. Vzpostaviti je potrebno jasne postopke spremljanja tveganj, da zagotovimo učinkovitost prizadevanj za njihovo zmanjšanje. To je ključni vidik katerega koli postopka upravljanja tveganj.

Upravljanje tveganj, postopek določitve tveganj za vašo organizacijo in ustvarjanje korakov za njihovo zmanjšanje je ključnega pomena. To je stalen in nenehno razvijajoč se proces.

Za učinkovito upravljanje s tveganji potrebujemo orodje, ki ga imenujemo Register tveganj. Ta predstavlja kratek in jedrnat zapis ugotovljenih tveganj za projekt. Tveganja pričnemo obvladovati že pri planiranju, nato pa sledi spremljanje in kontroliranje v času izvedbe projekta. Prvi korak pri upravljanju tveganj je njihova natančna opredelitev nato sledi razvrstitev glede na področje in verjetnost pojava.

Register tveganj vsebuje sledeče atribute:

  • Kratek opis vsakega tveganja
  • Nosilec tveganja – odgovorna oseba
  • Vzroki in posledice tveganja
  • Dejavniki, ki vplivajo na verjetnost in učinek tveganja
  • Sprejemljivost tveganja
  • Ocenjena verjetnost tveganja in posledice v vrednosti
  • Razvrstitev tveganj glede na velikost ali verjetnost
  • Ukrepi za obvladovanje tveganja – strategije
  • Stroški obvladovanja tveganj

Možni ukrepi pri obvladovanju tveganja so lahko sledeči:

  • Preprečevanje nastanka dogodka
  • Zmanjševanje verjetnosti dogodka
  • Prenos na tretjo stranko (npr. zavarovanje)
  • Zmanjševanje vpliva po nastanku dogodka
  • Sprejemanje – v primeru, če so ukrepi predragi ali je verjetnost majhna

Če želite izvedeti več o upravljanju s tveganji in kako bi lahko dobre prakse in praktična orodja obvladovanja tveganja uporabili v vaši organizaciji, nas kontaktirajte na telefon 031 256 505 ali email: alenka@eQteam.eu.

Alenka Slabe, PMP, Vodja strateških projektov

eQteam, www.eQteam.eu