{"id":266,"date":"2013-05-21T11:00:00","date_gmt":"2013-05-21T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/?p=266"},"modified":"2017-10-26T11:59:38","modified_gmt":"2017-10-26T09:59:38","slug":"kaj-mora-storiti-vodja-pri-pripravi-in-izvedbi-sestanka","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/kaj-mora-storiti-vodja-pri-pripravi-in-izvedbi-sestanka\/","title":{"rendered":"KAJ MORA STORITI VODJA PRI PRIPRAVI IN IZVEDBI SESTANKA?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-size: 14px;\">Verjamem, da so vam bolj blizu u\u010dinkoviti sestanki, kot pa sestanki, kjer vsi udele\u017eenci parlamentirajo in obenem preverjajo, kak\u0161na so nova razmerja mo\u010di v podjetju ter kdo jih bo ta teden \u00bbdobil po prstih\u00ab. Kaj torej mora storiti vodja glede sestankov? Marsikaj, najmanj pa naslednje:<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">1. Jasno postavite cilje sestanka. Sestavite dnevni red in dolo\u010dite prioritete in cilje. Odmerite minute za posamezno temo. Navedite minute glede dolo\u010denega poro\u010danja vsakemu udele\u017eencu (\u010de gre za poro\u010danje o podobnih zadevah, naj imajo udele\u017eenci predvideno isto minuta\u017eo). <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">2. Vpra\u0161ajte se, \u010de je vsak sestanek z veliko udele\u017eenci resni\u010dno najbolj produktivna oblika re\u0161evanja dolo\u010denega problema. Ali je sestanek sploh potreben?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">3. Dolo\u010dite udele\u017eence, kraj in dol\u017eino sestanka. In\/ali njihove namestnike (\u010de jih imate dolo\u010dene in so dovolj kompetentni, da se udele\u017eijo sestanka oz. imajo pooblastila.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">4. Zakaj je pomembno, da ima vsak vodja in\/ali udele\u017eenec rednih upravljalskih sestankov svojega namestnika? Predvsem zato, da proces upravljanja te\u010de neovirano, stalno in brez izgovorov. \u010ce le teh pristojnosti\/pooblastil posamezniki nimajo, poskrbite, da jih \u010dimprej dobijo oziroma, da tovrstne namestnike izberete. Kajti odsotnost enega udele\u017eenca ne sme na noben na\u010din ovirati izvajanja za\u010drtanih nalog, strategij\/taktik.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">5. Razpo\u0161ljite dnevni red. Vnaprej\u0161nja razdelitev dnevnega reda pomaga udele\u017eencem, da se la\u017eje pripravijo na sestanek in da so osredoto\u010deni na teme sestanka. To bo omogo\u010dilo gladek potek sestanka.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">6. Dolo\u010dene tipe rednih sestankov za\u010dnite vedno ob dolo\u010denem terminu. Nekateri vodje predvidijo za\u010detek sestanka na polno uro, drugi pa na pol ure. Najpomembneje je, da udele\u017eenci vedo, da se bodo sestanki vedno za\u010deli to\u010dno ob predpisanem \u010dasu. Za malomarne zamudnike predvidite sankcije. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\"><strong>Navodila za vodenje sestanka \u2013 Vodja<\/strong><\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">1. Sestanek za\u010dnite z izjavo, ki bo podprla vsebino sestanka in dolo\u010deno temo. Jasno povejte, kaj \u017eelite na sestanku dose\u010di (cilji) in kak\u0161en red ter disciplino zahtevate (npr.: da kolegi ne dvigujejo telefonov, se medsebojno pogovarjajo ali kakorkoli druga\u010de motijo ostale udele\u017eence sestanka). Definirajte zgolj pe\u0161\u010dico izjem, situacij, v katerih se pravila sestankov zaobide. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">2. Sporo\u010dite udele\u017eencem, da velja na\u010delo:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">da kdor se na sestanku ne opredeli do tematike, do katere bi se moral opredeliti, ali je pozvan, da se opredeli, pa se opredeli \u0161e bolj \u00bbnevtralno kot \u0160vica\u00ab, <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">ali pa raje taktizira in se ne izpostavlja glede predlogov (kjer bi moral sodelovati, ker pri\u010dakuje, da \u010de bo karkoli predlagal, bo to moral tudi izvesti), <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">ali \u010de cel \u010das sestanka proaktivno ne sodeluje (bodisi da je pozvan ali pa ni pozvan),<\/span><span style=\"font-size: 14px;\"> naslednji\u010d na sestanek ne bo ve\u010d povabljen. S tem pa postane mo\u010dno vpra\u0161ljiva tudi njena\/njegova pozicija\/funkcija v podjetju.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">3. Poznamo najmanj tri tipe sestankov:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Informativni sestanki; na informativnih sestankih poteka: <\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">poro\u010danje o vnaprej dolo\u010denih kazalnikih (informacije o obi\u010dajnem poslovanju in upravljanju: prihodki, prihranki, ostali rezultati etc.), <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">seznanjanje s situacijo (predstavitev odklonskih kriti\u010dnih situacij), <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">spremljanje problematike (razvoj dogodkov pri strankah, spremljanje re\u0161evanja problema\/situacije etc.) in <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">pregled sprejetih ukrepov (ali so bili ukrepi uspe\u0161ni ali ne?) ter <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">sprotno opredeljevanje vodje \/ direktorja ali je situacija dobra ali povpre\u010dna ali slaba <\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">(kar lahko predstavlja izto\u010dnico za nadaljevanje sestanka v odlo\u010ditveni ali brainstorming sestanek).<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Decision making sestanki; odlo\u010devalski sestanki so namenjeni: <\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">opredeljevanje \/ definiranje odlo\u010ditev (Kako re\u0161iti s katerimi ukrepi dolo\u010den problem, situacijo? Etc.),<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">sprejemanje oz. potrjevanje odlo\u010ditev (vodja\/direktor sprejme odlo\u010ditev ali potrdi predlagano odlo\u010ditev, ki jo pripravijo udele\u017eenci), <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">jasno delegiranje nalog in <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">dolo\u010danje rokov za izvedbo (skrajni rok za izvedbo naloge, vmesne faze oz. milestone-i, direktor dolo\u010di, kdaj in kako bo situacijo kontroliral ali kdo bo situacijo kontroliral)\u00a0 ter <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">javni individualni zavezi odgovornih oseb za izvedbo prejetih nalog, ki jih dodeli vodja\/direktor.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Brainstorming sestanki; na sestanku, kjer se uporablja metoda \u00bbviharjenja mo\u017eganov\u00ab: <\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">udele\u017eenci enakopravno i\u0161\u010dejo nove re\u0161itve in prilo\u017enosti za izbolj\u0161ave v poslovanju; <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">udele\u017eenci si dolo\u010dijo za\u010detno strukturo\/model, po katerem bodo delali; <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">vodja\/direktor igra pomembno vlogo, ker mora delovati konstruktivno, saj daje zeleno lu\u010d za vse ideje, \u010detudi \u0161e tako neobi\u010dajne in si jih zapisuje;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">vodja\/direktor tudi skrbi, da udele\u017eenci v takih primerih ne zaidejo ter takoj in nemudoma intervencionira ter vrne sestanek na za\u010drtano pot.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">4. Preverite, \u010de udele\u017eenci poznajo in razumejo namen ter vrsto\/tip sestanka. Ve\u010dkrat poudarite razlog za obravnavo dolo\u010dene teme. Ter sproti izpostavite, ali smo to dosegli. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">5. Udele\u017eencem sestanka predhodno dolo\u010dite, o \u010dem morajo poro\u010dati, \u010de gre za informativni sestanek (npr.: finan\u010dni rezultati, potek prodaje, kriti\u010dni odkloni pri izvajanju in\/ali upravljanju). Ter zahtevajte, da vsi udele\u017eenci poro\u010dajo po istem modelu. \u010ce kdo od udele\u017eencev zanemari dolo\u010dene elemente oziroma strukturo sestanka\/poro\u010danja ali \u010de npr. dolgovezi na dolo\u010deno temo, ga nemudoma prekinite z vpra\u0161anjem in ga pozovite, da pove bistvo na jedrnat in razumljiv na\u010din.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">6. Ko ste jasno definirali glavne naloge udele\u017eencem, jih \u0161e enkrat opozorite: <\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Kdaj je na vrsti diskusija glede problemov, re\u0161itev, izbolj\u0161av, odlo\u010ditev (\u0161e posebej, \u010de na primer \u017eelijo diskutirati, ko to ni predvideno) in <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Kaj je cilj diskusije (na primer: <strong><em>da se definira problem<\/em><\/strong> (ni potrebno definirati problema natan\u010dno in odli\u010dno, temve\u010d dovolj dobro, da se lahko opredeli re\u0161itev) <strong><em>in najde re\u0161itev<\/em><\/strong>).<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Pozovite udele\u017eence, da si sproti zapisujejo oporne to\u010dke, \u010de bodo kasneje \u017eeleli karkoli komentirati. <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">Vsaki\u010d, ko bodo ljudje govorili zgolj o problemih in te\u017eavah, in njihovi nemo\u010di, da bi karkoli popravili\/spremenili, jih opozorite, da naj povedo, kaj so po njihovem re\u0161itve in nujni ukrepi. \u010ce bodo odvrnili, da ne vedo, jim dajte nalogo, da v roku na primer 24 ur pripravijo predloge oziroma osnutek re\u0161itev in ukrepov (\u010dasovni rok je odvisen od kompleksnosti problema). \u010ce teh predlogov v roku s strani sodelavca ne boste prejeli, potem poizvedite, zakaj jih niso pripravili, vzemite si max. 10 minut, da jim pri razmi\u0161ljanju pomagate. \u010ce po tem z njihove strani v naslednjem \u010dasovnem roku ne bo nikakr\u0161nega rezultata, boste morali zadevo re\u0161evati sami. Kar pa posledi\u010dno tudi med drugim pomeni, da morate \u010dimprej poiskati nove bolj sposobne in iznajdljive sodelavce. <\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">7. Ne delajte povzetkov sestanka sproti (s tem izgubljate \u010das in fokus; sestanek raje posnemite s snemalnikom, ki ga ima sedaj \u017ee vsak mobilni telefon), temve\u010d si zapi\u0161ite najve\u010dje probleme in\/ali najbolj\u0161e predloge re\u0161itev in\/ali odlo\u010ditve. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">8. Uporabljate veliko belo tablo. Ri\u0161ite poslovne modele, pi\u0161ite si cilje\/prioritete, zapisujte in rangirajte prioritete, da jih vsi tudi vidijo. Vizualizirajte svoje razmi\u0161ljanje! <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">9. Odlo\u010dite se takoj, \u010de je mogo\u010de odlo\u010ditev sprejeti takoj. In to odlo\u010ditev obvezno zapi\u0161ite kot sklep po vsaki temi (na na\u010din: cilj -&gt; aktivnosti \/ ukrepi -&gt; odgovorna oseba \/ izvajalec -&gt; skrajni rok za izvedbo). Ko je zbranih dovolj predlogov re\u0161itev ali predlogov za odlo\u010ditev, sami poi\u0161\u010dite ali dolo\u010dite najbolj\u0161o re\u0161itev ali pa med razli\u010dnimi opcijami pozovite svoje kolege, da se opredelijo do re\u0161itve. Presodite, za kak\u0161ne vrste odlo\u010ditev gre. Tipi odlo\u010ditev so na primer lahko: <\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">rutinska odlo\u010ditev, <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">analiti\u010dna odlo\u010ditev (seveda zahteva analize), <\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 14px;\">inovativna \/ intuitivna odlo\u010ditev (zahteva \u0161tudij in analizo sorodnih primerov ter premislek (prespite problem in zjutraj se prebudite z odlo\u010ditvijo in pravo re\u0161itvijo)). <\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">Nato od kolegov zahtevajte lastni\u0161tvo nad izzivom, nalogo in realizacijo v dolo\u010denem roku.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">10. Kjer je mogo\u010de in dovolj strate\u0161ko relevantno, izvajajte sami pregled na izvajanjem nalog\/odlo\u010ditev\/re\u0161itev, ali pa dodelite to spremljanje izklju\u010dno zaupanja vrednim posameznikom, specializiranim timom ali skupini. V vsakem primeru se nobena od re\u0161itev ali aktivnosti ali nalog ne sme izbrisati. Vsak posameznik, vsak tim\/skupina pa mora v zato dolo\u010denem obdobju poro\u010dati direktorju. Realizacijo aktivnosti\/nalog spremljajte iz obdobja v obdobje. Ko boste prenehali kontrolirati, bodo ljudje prenehali delati, predvsem pa bodo prenehali delati vse tisto, kar je potrebno. Praviloma bodo pri\u010deli delati samo tisto, kar je minimalno potrebno po njihovem mnenju, da obdr\u017eijo svoje delovno mesto \/ priborjene pozicije ali pa da \u0161e naprej ustvarjajo pravi vtis.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">11. Direktor \/ Vodja naj svoje ideje na dolo\u010deni topiki izrazi \u0161ele, ko bodo ideje izrazili \u017ee vsi ostali. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">12. \u010cim manj uporabljajte parlamentaren na\u010din dela. Dosledno se izogibajte frazam oziroma izrazom iz politike (replika, proceduralno, glasovanje etc.).\u00a0 <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">13. Sestanek naj poteka po dolo\u010denem dnevnem redu. Ko se razprava o dolo\u010deni zadevi razmahne in za\u010dnejo razpravljalci mimo dnevnega reda odpirati nove teme, jih ostro \u00bbparkirajte\u00ab -&gt; poimenujte in razkrijte razlog za \u00bbparkirane zadeve\u00ab ter jih pustite za poznej\u0161o obravnavo (\u010ce so te zadeve pomembne, se jih spomnite in obnovite ter obravnavajte. \u010ce niso pomembne, jih pozabite in ne obravnavajte). <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">14. Spodbujajte aktivno udele\u017ebo na sestanku. Ustvarite tako klimo, da bodo udele\u017eenci disciplinirani v svojih mislih, osredoto\u010deni na bistvo, konstruktivni, racionalni in motivirani za razmi\u0161ljanje in posredovanje svojih predlogov ukrepov oz. izbolj\u0161av.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">15. Zavedajte se \u010dasovnih omejitev glede dol\u017eine sestanka oz. \u010dasa, ki ga ima posamezni udele\u017eenec sestanka na voljo. \u010ce sestanki trajajo predolgo, to takoj povejte, izrazite svoje upravi\u010deno nezadovoljstvo, identificirajte vzroke, povejte, kako boste vodili sestanke odslej naprej in jih skraj\u0161ajte na ciljno dol\u017eino.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">16.\u00a0 Dr\u017eite tempo sestanka in intenzivnost, saj je va\u0161 \u010das dragocen. Vedite, da kraj\u0161i kot bodo sestanki in bolj kot bodo u\u010dinkoviti (odlo\u010danje, ukrepi, preverjanje rezultatov, dose\u017eeni rezultati), bolj vas bodo cenili. \u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">Dobran Juri\u010dan, partner in svetovalec<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">Energos d.o.o.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14px;\">Viri: managerska literatura in lastne izku\u0161nje<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Verjamem, da so vam bolj blizu u\u010dinkoviti sestanki, kot pa sestanki, kjer vsi udele\u017eenci parlamentirajo in obenem preverjajo, kak\u0161na so nova razmerja mo\u010di v podjetju ter kdo jih bo ta teden \u00bbdobil po prstih\u00ab. Kaj torej mora storiti vodja glede sestankov? Marsikaj, najmanj pa naslednje: 1. Jasno postavite cilje sestanka. Sestavite dnevni red in dolo\u010dite [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":864,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[6],"tags":[32,33,27],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/266"}],"collection":[{"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=266"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/266\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1208,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/266\/revisions\/1208"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/media\/864"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=266"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=266"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/ecg.si\/clanki\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=266"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}