Da bi svoje delo opravljali čim bolje, moramo biti zavzeti. Za to pa moramo dobiti smiselno in pomembno delo, prevzemati odgovornosti in biti samostojni pri iskanju izboljšav, skrbeti za napredek ter biti prepoznani za naše dosežke. Če obtičimo pri opravljanju nesmiselnih nalog in čas zapravljamo s čakanjem ali ukvarjanjem s težavami, ki bi se jim zlahka izognili, pa frustracija in apatičnost seveda kaj hitro sledita.

Več o tem, kako graditi vitke time po Belbinu si lahko preberete v priloženem gradivu.

Človeka ne bi smeli obravnavati kot “resurs” (podoben surovini ali kosu inventarja), niti kot tveganje, ki ga moramo upravljati. Ljudje prihajamo v stik z raznoraznimi delovnimi procesi in za razliko od stroja, ki zmore logiki slediti zgolj rigidno, mi uporabljamo zdrav razum ter izboljšave dodajamo s pristno človeško noto. Vendar pa ima tudi “človeški dejavnik” svoje pomanjkljivosti. Komunikacijski šumi stvari upočasnijo; lahko nas iztirijo konflikti, človeške napake pa so lahko tudi zelo drage. Celo zelo učinkovita oseba lahko omejuje napredek, če to energijo usmerja v birokratski in dolgotrajen proces – koliko več bi lahko dosegla, ko bi le pregledala in izboljšala postopek sam, namesto da ga ponavlja vsakič znova!

Lean Six Sigma je metodologija, namenjena izboljšanju procesov z racionalizacijo in odpravo nepotrebnih izgub in okvar – torej vsega, kar je nepotrebno in škoduje učinkovitosti dela. Uspešno jo uporabljajo v številnih organizacijah, vključno z: Xerox, Ford, Merrill Lynch, Intel, GlaxoSmithKline in Vodafone. Osnovno vodilo metodologije je, da so projektni timi tisti, ki najlažje opredelijo problem, izpeljejo načine za merjenje njegovih učinkov in analizirajo podatke, ki bolj zanesljivo vodijo do možnih in praktično izvedljivih rešitev. Ko so izboljšave vpeljane, pa poskrbijo tudi za uvedbo ukrepov za ohranjanje stalnega napredka.

V mnogih pogledih si Belbin in Lean Six Sigma delita enako filozofijo – pomagati organizacijam, da postanejo bolj učinkovite z odpravljanjem brezplodnega delovanja na vseh ravneh poslovanja. Medtem ko se Lean Six Sigma pretežno osredotoča na procese, pa Belbin pomaga optimizirati človeško interakcijo ob delu na način, da ljudem daje skupen jezik za opisovanje specifičnih vedenj v timu. Oba skupaj tako ponujata vznemirljivo sinergijo, ki lahko poslovno uspešnost pomembno preoblikuje.

Identifikacija izgub

Eden izmed ključnih konceptov v metodologiji Lean Six Sigma je identifikacija izgub. Vitkost (lean) definira izgube preprosto kot:

“Koraki ali dejanja v procesu, ki niso potrebni.”

Kratica DOWNTIME (v proizvodnem smislu “izpadi”) se uporablja za razčlenitev izgub na 8 različnih vrst. Te so navedene spodaj:

8 vitkih (lean) izgub
 
Defects (napake) – vsakršne napake ali nenatančnosti, ki se pojavijo; težave, ki povzročajo nezadovoljstvo strank.
Overproduction (presežna proizvodnja) – izdelovati preveč, prezgodaj ali hitreje kot naslednji proces potrebuje oz. zmore.
Waiting (čakanje) – vsakršna zamuda; drugi ljudje, stroj, informacije ali materiali.
Non‐Utilised Talent (neizkoriščen talent) – neuporaba izkušenj, veščin, znanja ali ustvarjalnosti ljudi do obstoječega potenciala.
Transportation (transport) – nepotrebni premiki materialov po organizaciji.
Inventory (presežne zaloge) – preveč zalog ali potrebščin.
Motion (nepotrebno gibanje) – vsakršno gibanje, ki ne dodaja vrednosti.
Extra‐Processing (pretirana obdelava) – vsak dodaten trud, ki ne dodaja vrednosti.

Talent je lahko preslabo izkoriščen bodisi zato, ker je skrit, ali pa zato, ker je na napačnem mestu. Kadar to preprečuje učinkovito delovanje tima, lahko Belbinovi vedenjski profili (oz. “Timske vloge”) pomembno prispevajo. Belbin prepoznava pozitivne vedenjske prispevke oz. Timske vloge, ki jih vsak posameznik prinaša k delu, s tem pa lahko ugotovite, kako ga najbolje vključiti v projektno skupino. Rezultat tega je, da lahko tim talente uporabi na optimalen način in tako zagotovi, da so vsa področja pokrita. Poglejmo si podrobneje.

Neizkoriščen talent: Uporaba Belbina za zmanjševanje izgub

Neizkoriščen talent lahko definiramo kot slab izkoristek izkušenj, talentov, idej, spretnosti, znanja in kreativnosti. Do te vrste izgube lahko pride zaradi različnih dejavnikov, vključno z naslednjimi:

  • Slaba komunikacija
  • Slabo ali ozko opredeljene delovne naloge in pričakovanja
  • Pomanjkanje timskega dela (ali timsko delo, ki je neučinkovito)
  • Pomanjkanje usposabljanja (ali usposabljanje, ki je neprimerno)
  • Slabo vodenje, še posebej to, da zaposlenih ne vključujemo v iskanje rešitev za težave

Ti dejavniki omejujejo zavzetost zaposlenih, kar pa nenazadnje škoduje organizaciji sami. Če so zaposleni zmožni delovati v okviru vrlin svojih Timskih vlog, je bolj verjetno, da bodo zavzeti in da bodo prevzeli lastništvo nad svojo vlogo. Neizkoriščen talent v Belbinovem smislu pomeni, da so posamezniki postavljeni v okoliščine, kjer ne morejo izraziti vrlin svojih naravnih vlog. To se lahko zgodi iz različnih razlogov. Morda se preprosto ne zavedajo, kaj so njihovi talenti, ali pa zato, ker omejitve njihove delovne vloge ne dopuščajo, da doprinesejo na način, ki je njim lasten. 

Več o tem, kako graditi vitke time po Belbinu si lahko preberete v priloženem gradivu.