Trendi in potrebe v poslovnem svetu  nakazujejo, da je vodenje letnega pogovora »must have« element podjetja.

V današnjem času pri svojem delu opažamo vedno več  podjetij, ki so pričela s sistematičnim upravljanjem s kadri v podjetju in to ne samo s ključnimi, temveč na  ravni celotnega podjetja. Menedžerji so očitno prepoznali, da kadrovska funkcija v podjetju ni uporabna zgolj za adminstrativna dela temveč, da se jo da uporabiti tudi v razvojne namene. V Sloveniji je to sicer res bolj izjema kot pravilo, vendar trend raste in posledično prinaša za podjetje tako nove možnosti in priložnost kot tudi obveznosti in izzive.

Vodenje letnega pogovora je zgolj eno od kadrovskih orodij, ki pa je pri zaposlenih tudi eno od najbolje opaženih in pričakovanih  v letnem koledarju na poslovnem področju. Za samo razumevanje, kaj pravzaprav termin letni pogovor pomeni, se moramo vrniti par korakov nazaj in opredeliti, iz kje pravzaprav izhaja oziroma na čem temelji.

Podjetje za svoj razvoj potrebuje strategijo. Sama oblika  in tehnika, po kateri  je bila narejena, ni tako pomembna,  kot pa samo dejstvo, kaj vsebinsko ponuja in kdo v podjetju ve, da obstaja, se pravi, da je ustrezno skomunicirana. Ko podjetje izdela strategijo in s tem določi, v katero smer bo ladja plula, se osredotoči tudi na posamezne poslovne funkcije, ki jih opravlja in tudi za njih podrobno določi svoje »mikro strategije« ali načrte, ki izvirajo iz krovne stretegije in so le tej podpora. Eden od teh načrtov  je tudi »načrt za učinkovito upravljanje s kadri v podjetju« (lahko je poimenovan tudi drugače) ali kadrovska strategija.  V načrtu za kadrovsko funkcijo vodstvo opredeli aktivnosti, kot so cilji zaposlenih, kompetence zaposlenih, razvoj zaposlenih, nagrajevanje zaposlenih, sistemizacijo delovnih mest in še mnogo drugih aktivnosti, ki jih uspešno podjetje s pogledom v svojo svetlo prihodnost potrebuje, da uresnični svoje cilje. Kot vemo pa vsaka od teh aktivnosti ostane samo aktivnost, če je ne povežemo z njenim bistvom in ji podamo možnosti za rešitev. V tem primeru  to lepilo ali bistvo tega predstavlja ciljno vodenje.

Ciljno vodenje je v poslovnem svetu prisotno že kar nekaj časa. Predvsem se ga izrazito uporablja v podjetjih, ki delujejo v dinamičnem okolju in v podjetjih, ki se zavedajo potrebe po tem, da imajo menedžerji celostni pregled nad cilji in svojimi zaposlenimi. Ciljno vodenje kot eno od ključnih vodstvenih orodij omogoča, da imajo menedžerji sistematičen in celosten pregled nad svojimi zaposlenimi ter da imajo prav tako zaposleni pregled nad tem, kaj se od njih pričakuje. Pri pričakovanjih mislimo predvsem na to, da vedo, kaj so njihovi cilji, kompetence (znanj in veščine, ki jih potrebujejo za svoje delovno mesto), pristojnosti in odgovornosti ter še določene posebnosti, ki so specifične za posamezna podjetja.

Eno od ključnih orodij za uspešno izvajanja ciljnega vodenja pa so letni pogovori in sedaj ko vemo, iz kje izhajajo, se lahko še bolj podrobno osredotočimo na samo vsebino in tehniko izpeljave le teh.

Po definicij oziroma vsebini bi lahko letni pogovor opisali kot poglobljen pogovor med vodjo in sodelavcem, kjer se pogovorita o vsem, kar bi utegnilo izboljšati njun odnos, pogoje za delo in predvsem dvigniti motivacijo in uspešnost sodelavca ter posledično uresničevati cilje, vizijo in poslanstvo samega podjetja. Je predvsem orodje in priložnost, da vodja in sodelavec razvijeta odnos zaupanja, odgovornosti in sproščenega sodelovanja ter se pogovorita o možnostih, ki bi pripomogle k temu, da se dvigne motivacija sodelavca, njegovi rezultati in splošna uspešnost na delovnem mestu. Po naših izkušnjah je letni pogovor tudi pomemben znak, da se sodelavcu namenja pozornost in mu daje povratne informacije o njegovem prispevku k uspešnosti podjetja.

Iz vidika same vsebine in teorije se vse sliši dokaj preprosto in bi tudi bilo, v kolikor bi bili vsi v podjetju nepopisani listi. Vendar se skozi čas in delovanje v podjetju oblikujejo določena razmerja med ljudmi, ki velikokrat slike ne naredijo vedno kristalno čiste, temveč jo popačijo. Prav iz tega razloga je še toliko bolj pomembno, da je sama izvedba letnega pogovora na diskretno profesionalni ravni, ki vsebuje predvsem čustveno inteligenco in na stran postavlja tehnokratsko mehanicistične elemente vedenja.

Iz tega vidika se je ponavadi vedno lažje pogovarjati, kaj letni pogovor ne sme predstavljati, kot to kaj naj bi bil, saj si ljudje vedno lažje zapomnimo, kaj ne smemo početi in ne tistega, kar naj bi počeli. Zato je potrebno poudariti, da kar se same izvedbe letnega pogovora tiče, moramo upoštevati, da letni pogovor ni:

  • priložnost za dokazovanje premoči in večvrednosti
  • borba za prevlado
  • tekmovanje
  • priložnost za napad
  • sredstvo za poniževanje
  • mesto za poračunavanje starih zamer
  • disciplinski razgovor
  • pogovor o osebnosti zaposlenega
  • razgovor o plači

 

Namen letnega pogovora je:

  • pregledati napredek zaposlenega ter prioritete
  • rešiti oziroma zmanjšati probleme
  • pogovoriti se o bodočih potencialih sodelavca ter potrebah po usposabljanju

 

Pri tem je potrebno posebej poudariti, da ima lahko napačna izvedba letnega pogovora ravno nasproten učinek od želenega, predvsem v kolikor vodja in sodelavec občutita zadrego, negotovost in nezadovoljstvo ob sami izvedbi.

Z lažje razumevanje tega, zakaj je dobro imeti letne pogovore v podjetju, je dobro, da poudarimo kaj imam jaz (vodja in zaposleni) od tega oziroma poameričanjeno »Whats in it for me«.

Prednosti za zaposlenega so, da:

  • se čuti priznanega,
  • bolje spozna svojo vlogo,
  • ve, kaj se od njega pričakuje 
  • ve, kaj lahko v prihodnje v tem delovnem okolju pričakuje sam.

 

Posameznik dobi odgovore na vprašanja:

  • Kaj od mene pričakujejo?
  • Kako mi gre?
  • Kam grem?
  • Kaj lahko storim, da se izboljšam?

 

Je pa tudi potrebno, da vodja prepozna prednosti same izvedbe in da letnega pogovora ne izvede samo zato, ker so to pričakovanje od top menedžerja ali kadrovske službe. Vodja lahko iz samega pogovora v določenih primerih pridobi celo več kot zaposleni saj:

  • bolje spozna svoje sodelavce, ker ugotovi njihova pričakovanja, želje in poglede
  • sodelavcem lahko posreduje informacije, ki jim pomagajo, da razvijajo svoje sposobnosti in samostojnost
  • dobi boljši pregled nad zmogljivostmi v svojem oddelku

 

Seveda pa ima na koncu koncev tudi samo podjetje od tega koristi saj:

  • lažje izvaja kadrovsko politiko (zaradi boljše baze podatkov)
  • ima bolj samostojne in samozavestne zaposlene
  • zadovoljstvo zaposlenih se dvigne
  • Izboljša se  kakovost odnosov v podjetju

 

Sedaj, ko imamo boljši pregled nad tem, kaj je vsebina in kakšne so koristi, se lahko dotaknemo tudi same izvedbe. Izvedba praviloma poteka po fazah, ki so teoretično vnaprej določene, se jih pa lahko po potrebi prilagaja, združuje in  popolnoma naredi po meri podjetja oziroma posameznika (vodje in zaposlenega). To je stvar presoje, ideja za tem pa je, da ima sama izvedba neko strukturo in rdečo nit.

Faze izvedbe letnega pogovora so:

  1. Priprava
  2. Pogovor (začetek, osrednji del, zaključek)
  3. Neposredno po pogovoru
  4. Po pogovoru – obdobje do naslednjega letnega pogovora

 

Vsaka od faz se razlikuje od podjetja do podjetja in je tako po vsebini kot po izvedbi specifična. Generalno bi jih lahko opisali kot proces, ki ima v podjetju vnaprej določene standarde, po katerih se zaradi ohranjanja primerne kakovosti pri vsakem zaposlenem, izvede v skladu s pričakovanji in napotki vodstva.

Za zagotavljanje teh standardov pa se pri izvedbi letnih pogovorov v naši praksi uporablja orodje oziroma osnovi dokument, ki nosi vso potrebno vsebino za izvedbo letnega pogovora. To orodje se imenuje »Individualni razvojni načrt zaposlenega« ali v delovni verzij skrajšano IRN.

IRN v osnovni verziji vsebuje za posameznega zaposlenega njegove cilje na delovnem mestu, kompetence (znanja in veščine), ki so pričakovane, da jih zaposleni ima za uspešno opravljanje svojega dela ter razvojni del, ki pokriva tako preteklo izobraževanje ali usposabljanje zaposlenega kot tudi izražene prihodnje potrebe na tem področju. Vsaka od teh funkcija se na najmanj letni ravni preverja, ocenjuje in analizira, na letnem pogovoru pa se naredi sinteza pridobljenih podatkov skozi leto.

Seveda je po vsem naštetem pomembno predvsem, kaj se v podjetju naredi, ko se obdobje letnih pogovorov zaključi, se vsa dokumentacija uredi in shrani pri kadrovski službi oziroma pri osebi, ki je odgovorna za razvoj zaposlenih v podjetju. Po naših izkušnjah se pogosto zgodi, da to postane še eden od množice dokumentov, ki jih podjetje shrani za nedoločen čas oziroma do obdobja naslednjih letnih pogovorov. Takšno ravnanje pa potegne za seboj  vrsto stvari, predvsem pa vzbudi v podjetju splošno mnenje, da to podjetje počne zato, da se lahko navzven pohvali, da te stvari ima in da deluje  v skladu z določenimi mednarodnimi standardi odličnosti. To seveda ni pravi namen letnih pogovorov, namen je da se zbrane podatke uporabi za nadaljni razvoj zaposlenih in posledično višjo učinkovitost in uspešnost podjetja.

 

 

 

Matej Gal Pintar deluje v  podjetju Energos d.o.o. kot svetovalec na področju prenove strategij, uvajanja izboljšav, razvoja vodij, upravljanja ključnih kadrov ter usmerjanja razvoja posameznikov.

E: matej.gal@energos-svetovanje.si

Viri: članki, managerska literatura in lastne izkušnje