Pri svojem delu potrebujemo povratne informacije, priznanje, da delamo dobro, in napotke, kako se še izboljšati. Povratne informacije so koristna priložnost, da spoznamo, kako naše delo  in obnašanje sprejemajo sodelavci in kako vpliva nanje.

Sposobnost dajanja in sprejemanja povratnih informacij je izjemno koristna za vse, da se delo tima izboljšuje, brez nepotrebnih trenj.

Čeprav se povratne informacije nanašajo na izvajanje v preteklosti, je njihov namen, spremeniti izvajanje v prihodnosti. S povratnimi informacijami konstruktivno odpiramo razne možnosti za dogovor in še boljše delo v prihodnosti.

Sodobne organizacije zaposlujejo vedno manj ljudi in od njih zahtevajo vedno več. Vedno večji poudarek je na vodenju in izboljševanju dela in vodje so vedno bolj odgovorni za razvoj svojih timov. Povratne informacije imajo osrednjo vlogo pri večini dejavnosti, namenjenih razvoju osebja, kot tudi pri usposabljanju in ocenjevanju delovne učinkovitosti. Da se osebje lahko razvija, potrebuje konstruktivne povratne informacije o tem, kaj dela dobro in kaj bi bilo lahko bolje.

V takem ozračju se morajo torej vodje bolje izobraziti o konstruktivnem pristopu k podajanju tako dobrih kot tudi slabih povratnih informacij v zvezi z delovno učinkovitostjo.

Dajanje in sprejemanje povratnih informacij ni vedno enostavno. Za pomoč vam podajamo nekatera bistvena načela o konstruktivnem dajanju povratnih informacij in o neobremenjenem sprejemanju le-teh.

 

USTVARJANJE TEMELJEV

Povratne informacije kaj hitro jemljemo osebno. Večina ljudi je zelo občutljivih na vse, kar je podobno kritiki. Zato je zlasti pomembno, da se osredotočimo na delo, pristop, obnašanje in ne na osebnost. Izogibati se moramo besedam, kot: Ti nikoli…, Ti vedno…, ki nakazujejo, da želimo govoriti o človeku kot osebnosti, in ne o njegovem načinu dela.

Z neuradnim pristopom ali stikom ustvarimo boljše vzdušje, s katerim olajšamo dajanje in sprejemanje povratnih informacij. S članom tima ustvarimo neuraden stik, saj je uvodni del pogovora odločilnega pomena za način, kako se bo odzval sogovornik. Ne začenjajte takoj s kritiko.

 

DAJANJE POVRATNIH INFORMACIJ

►     Prepričajte se, da oseba razume kar mu skušamo povedati

Pri dajanju povratnih informacij se moramo osredotočiti na reakcijo osebe in se prepričati, da ta razume bistvo povedanega na enak način kot mi.  

►      Vprašajte, ne zapovedujte

Povratne informacije so precej učinkovitejše, če znamo sogovornika privesti do tega, da sam spozna, kaj opravlja bolje in kaj slabše. Najlažje je to doseči z uporabo pravih  vprašanj.

►      Opisujte, ne presojajte

Dajanje povratnih informacij naj ne bi bilo enako kot kritika. Povratne informacije naj bi bile neopredeljene, navajamo dejstva ne mnenja – opišemo trenutno stanje oz. situacijo, prejemnik informacij pa mora priti sam do zaključkov.

►      Obnašanje, ne osebnost

Dajanje povratnih informacij se kaj hitro lahko sprevrže v oseben napad. Osredotočiti se moramo na to, kaj je nekdo naredil oziroma česa ni in ne na to, kakšen človek je.

►      Bodite natančni, povratne informacije naj bodo jasno opredeljene

Ni dovolj, če sogovorniku rečemo, da nam je oz. ni všeč njegovo delo ali obnašanje. Jasno moramo povedati, kaj točno nas je navdušilo in kje so bile pomanjkljivosti. Če smo jasni, sogovornik lažje sprejme informacije in se iz njih uči.

►      Bodite konstruktivni

Dajanje povratnih informacij ne sme biti izgovor za medsebojni obračun. Povratne informacije morajo biti konstruktivne, če želimo, da bodo učinkovite. Če kaj ni prav, se moramo na konstruktiven način pogovoriti, kako to izboljšati. Pogovor naj se zaključi spodbudno. Bistvo učenja dajanja povratnih informacij je, postati odprt za nove načine pristopa k problemu. Pomembno je da se pri povratnih informacijah osredotočimo tako na pozitivne kot na negativne strani in se iz tega učimo.

►      Povratne informacije se moramo naučiti dajati in sprejemati

Vodje so nagnjeni le k dajanju povratnih informacij. Če želimo, da bodo povratne informacije zares učinkovite, se moramo najprej poglobiti v občutke tistega, ki jih sprejema in se pripraviti na možne ugovore. Oseba, ki sprejema povratne informacije, pa mora razumeti razne ovire tistih, ki dajejo povratne informacije, da lahko jasno in z gotovostjo razbere bistvo, ki se skriva za izrečenimi besedami.

 

SPREJEMANJE POVRATNIH INFORMACIJ

►    Bodite odprti, ne razmišljajte o obrambi in protinapadu

Povratne informacije poskušajmo razumeti kot koristno priložnost, da spoznamo, kako naše delo  in obnašanje sprejemajo sodelavci in kako vpliva nanje.

►    Prisluhnite sogovorniku, ne segajte mu v besedo

Znati prisluhniti je ključna spretnost povratnih informacij. Eden od vzrokov, da so povratne informacije neučinkovite, je da oseba, ki so ji namenjene, ne zna prisluhniti. Mnogi povratne informacije le s težavo sprejmejo. Ker jih dojemajo kot kritiko, se postavijo v obrambni položaj ter se začnejo opravičevati. Pri sprejemanju povratnih informacij moramo pazljivo poslušati, da zares razumemo bistvo povedanega. Ljudje, ki dajejo povratne informacije, niso vedno strokovnjaki na tem področju. Včasih so tako nejasni, da ne vemo, kaj so želeli povedati. Najboljši način, da se o tem prepričamo, je, da ponovimo pravkar izgovorjene besede, rekoč: Praviš, da…

►      Poslušajte in sprašujte

Ko nam nekdo daje povratne informacije, ga ne prekinjajmo. Prisluhnimo in se potrudimo, da razumemo prav vse, preden se odzovemo. Z vprašanji dobimo dodatna pojasnila, če je potrebno.

►      Dajajte konkretne in natančne predloge, kako delati drugače in boljše

S sogovornikom se pogovorimo o tem, kaj bi lahko storili drugače, da bi bilo naše delo boljše. Ko spremenimo način svojega dela, zahtevamo povratne informacije o vidnih rezultatih.

 

Več o povratnih informacijah lahko pogledate v izobraževalnem DVD programu »Izboljšanje učinkovitosti dela«. Do konca meseca maja si ga lahko za 3 dni brezplačno izposodite. Za izposojo pokličite Petro na 01/5004144.

V sklopu delavnice Tehnike reševanja problemov (začnemo 19.06.2014)  ali Od idej k dejanjem (začnemo 18.06.2014) imate poleg 4 dni delavnice na voljo še:

–          5 mesecev samoizobraževanja

–          več kot 330 izobraževalnih programov (kot je tale, ki smo vam ga danes predstavili)

–          testiranje veščin, vaših potencalov ter timskih vlog

 

 

Aleksander Pokovec

predavatelj