Yamazumi tabla je orodje, ki je uporabno za spremljanje:
- delovnih obremenitev (workload) po zaposlenih, delovnih mestih, ekipah, izmenah etc. ali pa
- ozkih grl v procesih glede na korake oz. faze procesa.
Namen Yamazumi table je, da:
- managerju omoča, da na podlagi hitrega pregleda delovnih standardov in norm hitro uravnoteži delovni proces;
- še posebej tam, kjer prihaja do:
- preobremenitev ali pa
- zaostajanja za delovnim taktom in
- do podizkoriščenosti resursov.
Primer ene od verzij Yamazumi table:
Yamazumi tabla je uporabna v najmanj naslednjih primerih:
1) primerjava delovnih obremenitev med zaposlenimi, ekipami, izmenami, oddelki ali sektorji.
Npr.: če se delovne naloge razdeli med člane ekipe, potem je potrebno spremljati, kako so posamezni člani obremenjeni, čeprav so nekatere naloge bolj in druge manj kompleksne.
Priporočamo, da manager delo razdeli na naslednje tipe nalog (bodisi A., B., C., D., E., F. ali kombinacija med ABCDEF), na primer:
A.)
- naloge/aktivnosti z dodano vrednostjo
- naloge/aktivnosti brez dodane vrednosti
B.)
- vsakodnevne rutinske operativne naloge (stare že osvojene naloge)
- projektne, razvojno pomembne naloge (nove neosvojene naloge)
C.)
- redne planirane naloge
- izredne neplanirane naloge
D.)
- kompleksne naloge
- manj kompleksne naloge
E.)
- redno ponavljajoče se naloge
- neredno ponavljajoče se naloge
F.)
- prioritetne naloge
- neprioritetne naloge
2) primerjava cikel časov med različnimi zaposlenimi pri izvajanju istih korakov v procesu. Na tak način identificiramo najboljše prakse in najhitrejše cikel čase. Cikel čas seveda koreliramo s kvaliteto izvedenih nalog in odsotnostjo napak oz. številom napak.
3) merljivo spremljanje dela skozi različna obdobja v letu, kvartalu ali mesecu. Na tak način se bo manager lažje in bolj argumentirano odločal, kako se bo boril proti “špicam” in “dolinam” na področju izvajanja delovnih nalog.
4) spremljanje cikel časov v okviru korakov v procesih. Na tak način je mogoče hitreje zaznavati, kje se pojavljajo ozka grla in kako delo ustrezno realocirati.
Kako postaviti Yamazumi tablo:
1. Najbolje v pisarni managerja ali javnem mestu znotraj sektorja.
2. Vsak a.) zaposleni ali b.) ekipa/oddelek ali c.) faza/korak v procesu “dobi” po 2 stolpca na steni:
- prvi stolpec: planirano (PLAN),
- drugi stolpec: izvedeno (ACTUAL).
3. Vsaka od zgornjih nalog (A.B.C.D.E.) dobi svojo barvo (POST IT listek) in rok za izvedbo.
4. V storitvenih organizacijah priporočamo razdelitev na:
- redne planirane naloge in izredne neplanirane naloge ter
- neprioritetne in prioritetne naloge (proiriteto se označi s številko od prio 1 (največ) do prio 5 (najmanj))
5. Na začetku tedna se poda:
- ciljno strukturo nalog in
- razmerja (v %) med njimi.
6. Ob naslednjem tedenskem pregledu se vnese vse korekcije in odstopanja.
7. Na primer: določenemu ključnemu zaposlenemu se planira, da bo v določenem tednu opravil:
- 30% razvojnih nalog,
- 50% rednih nalog in da bo
- največ 20% časa lahko porabil za neplanirane naloge.
8. Po koncu delovnega tedna se vrši pregled, kako natančni smo bili pri planiranju in realizaciji. Ter katere cilje smo dosegli.
Yamazumi je zgolj orodje. Izboljšave se ne bodo pokazale in definirale same od sebe. Kar pomeni, da je potrebno sodelavce angažirati, da sami na podlagi rednih pregledov table identificirajo in predlagajo inovacije. Pri čemer si lahko pomagate z vprašanji:
- Ali je mogoče določeno nalogo odstraniti?
- Ali je mogoče trajanje naloge skrajšati ali podaljšati?
- Katera sprememba na delovnem mestu bi vodila do izboljšave?
- Kakšne rezultate bo izboljšava prinesla?
- Etc.
Najbolj preproste Yamazumi table so ponavadi tudi najbolj uporabne. Zato priporočamo, da managerji modificirajo tablo, kakor je zanje najbolj enostavno in/ali učinkovito.
Dobran Juričan
Partner/svetovalec