Lean Management ali vitko upravljanje je princip, filozofija, ki jo ne moremo kupiti in aplicirati, ampak jo moramo kolektivno zaživeti na vseh nivojih podjetja, vključno z lastniško, vodstveno, razvojno, aplikativno in proizvodno sfero. Njegovo ključno vodilo se glasi: »MANJ JE BOLJE« (lahko bi rekli tudi MANJ JE VEČ) in s tem je tudi definiran minimalizem v poslovnih procesih, vendar v mejah, ki zagotavljajo količinsko, časovno in kvalitativno ustreznost izdelkov oz. storitev podjetja.

Ponavljanje pomembnosti orodij vitkega upravljanja, kot so: JIT, KAIZEN, TQM, TPM, CM, PY, 6-SIGMA, 5-S, SCM, 8-D,… nam ne pomaga (kar nas uči tudi trenutna kriza), če sami ne presežemo raven egocentričnega miselnega toka in spremenimo smerni tok spirale navzven, kar pomeni, da so s problematiko seznanjeni vsi udeleženi v procesu in s tem tudi nemudoma povabljeni k reševanju le-te. To je predpogoj, ki teži k humani, inovativni, homogeni in uspešni korporativni kulturi in upravljanju podjetja.

Uvajanje vitke filozofije oz. mindseta v poslovno prakso podjetja gre seveda z roko v roki s funkcijo upravljanja s kadri (v nadaljevanju HRM – Human  Resource Management), še posebej ko govorimo o implementaciji njegove filozofije v vsakodnevno delovno prakso. Vitko upravljanje deluje, kadar so ljudje usklajeni s poslovnimi procesi v podjetju. Uspešno upravljanje s kadri lahko tako zelo močno podpre oz. stimulira uspešnost implementacije vitkega upravljanja na več načinov, katere si bomo pogledali v nadaljevanju:

  • Ko se uvaja vitko razmišljanje v kulturo podjetja je nujno prepoznati agente sprememb (t.i. change agent) med zaposlenimi. HRM je seveda tisti, ki ima največ informacij o kompetencah in vrednostnih usmeritvah ter ambicijah zaposlenih v podjetju, kar pomeni, da lahko pri tem procesu odigra ključno vlogo. 
  • Nujno je, da se jasno definirajo vloge in odgovornosti posameznih zaposlenih, ki bodo skrbeli za uvajanje vitkega upravljanja in kulture v podjetje, za kar je zadolžena HRM funkcija. 
  • Implementacija vitkega upravljanja pomeni veliko spremembo za celo organizacijo. HRM lahko pri tem pomaga kot svetovalec agentom sprememb in po drugi strani kot coach in trener za menedžment in zaposlene. 
  • Proces uvajanja vitke filozofije zahteva ogromno usposabljanja in izobraževanja na strani zaposlenih. Učinkovita HRM funkcija bo s tem v zvezi poskrbela za dober načrt usposabljanja, ki bo prilagojen potrebam in zahtevam podjetja in njegovih zaposlenih, tako po vsebini, času in načinih izvajanja. Pomembno je tudi, da HRM poskrbi za oceno uspešnosti usposabljanja – ali in kako je usposabljanja služilo svojemu namenu in kaj se iz tega lahko naučimo za prihodnje delovanje? 
  • Naloga HRM funkcije je tudi, da na osnovi poznavanja kompetenc zaposlenih sestavi najboljše možne projektne time, ki bodo uvajali vitko upravljanje v poslovne procese podjetja. Če kultura podjetja temelji na individualizmu bo zelo težko uvesti vitko filozofijo – zato je naloga HRM funkcije, da razvija kulturo zmagovitih sinergij oz. timsko kulturo.
  • Ko se v podjetje uvaja vitka filozofija je eden od ključnih ciljev ta, da iščemo dobre poslovne prakse po celotnem podjetju. Pri tem procesu se pogostokrat pojavijo konflikti med zaposlenimi – naloga HRM funkcije je, da poskrbi za konstruktivno reševanje konfliktnih situacij med zaposlenimi.
  • Intenzivna in proaktivna interna komunikacija ter animacija zaposlenih o koristih in dodani vrednosti uvajanja vitkega upravljanja v podjetje je tudi pomemben dejavnik uspeha. Pri tem naj kadrovska funkcija poskrbi za uporabo različnih orodij internega komuniciranja ter opolnomoči vodje za tovrstno komunikacijo.
  • Pomemben kadrovski proces za uvedbo vitke kulture je tudi upravljanje uspešnosti (t.i. performance management), skladno z znano krilatico »Dobiš, kar meriš« (op.p. You get what you measure). Prepogosto se dogaja, da gredo zaposleni domov ne da bi vedeli (ali pa, da bi jih zanimalo), ali so dosegli svoje cilje ali ne. Ključno pri tem procesu je, kako se uspešnost meri, obenem ustrezno skomunicira zaposlenim in poveže s stimulacijami.
  • V primeru, da je eden izmed ciljev vitkega upravljanja v podjetju tudi zniževanje stroškov, je naloga HRM funkcije, da poskrbi za ustreznost procesa (zakonodajno vodotesnost in moralno sprejemljivost).
  • Na koncu – pomembno je, da proslavimo svoje uspehe, tudi kratkoročne in manjše. Nič ne deluje bolj demotivirajoče na ljudi kot to, da ne vedo pri čem so, nimajo povratne informacije, ali sploh delajo prave stvari na pravi način oz. ali so na pravi smeri. Če je korist premaknjena preveč v prihodnost, se lahko zgodi, da motivacija zaposlenih ne bo dovolj močna. Zato naj HRM funkcija skupaj z vodji poskrbi za to, da se prepoznajo tudi manjši uspehi in dosežki, s ciljem, da je zavzetost zaposlenih ves čas na ustreznem nivoju (t.i. prava delovna temperatura).

 

Kot vidimo iz zgornjih primerov ima HRM funkcija izredno pomembno vlogo pri implementaciji vitkega upravljanja oz. vitke kulture v podjetje – velja torej slogan: vitki HRM pripelje do vitkega podjetja.

 

Janez Žezlina

Janez.zezlina@energos-svetovanje.si