Podjetja gredo pri uvajanju projektnega načina dela skozi tri faze, pravzaprav večinoma skozi dve, ker tretjo fazo doseže le redko katero podjetje.
Prvo fazo predstavlja pozornost in zavedanje, da je projektno vodenje v okolju vse bolj prisotno oziroma da tak način dela od podjetij zahteva sodobna ekonomija. Za to je namreč značilno, da je rutinsko delo vse bolj avtomatizirano ali outsoursano , da so razvojni cikli razvoja izdelkov vse krajši, da kupec želi biti nekaj posebnega, da je vse več storitev in predvsem, da obvladovanje stalnih sprememb zahteva hitro aktivacijo in organiziranost virov ter sinergijo znanja, kar omogoča timsko oziroma projektno delo.
Drugo fazo predstavlja razumevanje, da je projektno vodenje potrebno tudi zaradi organizacije same. Temu sledi namen in odločitev, da se projektno delo tudi zares uvede v podjetje. Projektno vodenje lahko namreč podjetjem prinese: konkurenčno prednost, dvig zaupanja kupcev (nekdo urejeno skrbi zame), optimizacija virov in rešitev, razbijanje meja (silosov) med oddelki, krepitev odgovornosti zaposlenih, dvig profitabilnosti projekta oz. izdelkov, zavedanje, preprečevanje in omejevanje tveganj, preprečevanje zamud zaradi pomanjkanja in zasedenosti virov ter prepozno razpoznanih problemov, preprečevanje zamud med odvisnimi nalogami.
Tretjo fazo razvoja projektnega vodenja v podjetju predstavlja potrebo in čutenje vsakega posameznika, da projektno vodenje zanj ni le dodaten napor (izguba časa), temveč da lahko s projektnim delom dobi več, kot vanj vloži. Posameznik namreč pridobi možnost učinkovitega razporejanja časa, nalog in obremenitev oziroma višjo stopnjo urejenosti dela, jasen namen in cilje svojega dela, razbijanje rutine, izzive, prenos znanja, dokazljiv občutek koristnosti, možnost dokazovanja in nagrajevanja brez hirarhičnega napredovanja, razvoj svoje osebnosti in še kaj. Zaposlen, ki bo prejemal take koristi, bo nedvomno prepričan zagovornik projektnega načina dela in mu bo to prešlo v kulturo. Vendar pa to ni odvisno le od njega samega.
Certifikat in projektna pisarna nista dovolj
Podjetja skušajo izboljšati pogoje izvajanja projektnega dela oziroma razvijati zrelost projektnega vodenja predvsem z usposabljanji in certificiranji projektnih vodij ter vzpostavljanjem projektnih pisarn, ki pa so običajno bolj v administrativno nadzorni vlogi. Oboje sicer lahko pomaga pri razvoju projektne kulture in pri prehodu v drugo fazo zrelosti, nikakor pa ne zagotavljata možnosti prehoda v tretjo fazo. Ta je možna le ob spoznanju, da je za razvoj projektne kulture v organizaciji odločilna vloga poslovnih lastnikov (vrhnjega managementa) – sponzorjev in ne projektnih vodij. Ti morajo namreč vzpostaviti nivo UPRAVLJANJA projektov, ki se odraža v razpoznavanju strateške vrednosti projektnega dela, v upravljanju portfelja in virov, v prevzemanju lastništva projektov in vztrajanju na izdelavi poslovnega primera za donosnost projektov. Poleg tega pa morajo predvsem vzpostaviti okolje, v katerem se lahko projektna kultura razvija od zgoraj navzdol in ne samo od spodaj navzgor. Načinov, kako lahko to zagotovijo, je več. Eden od njih je, da vzpostavijo možnosti za prehod projektne pisarne v mentorsko ali celo strateško vlogo. Drugi je, da angažirajo službo za promoviranje posameznih projektov, da skrbi za enakovredni položaj projektnih vodij s funkcijskimi vodji, in seveda da HRM službi omogoči sredstva in vire za izvajanje razvoja projektnih vodij skozi razvoj njihovih kompetenc in uresničevanja kariernega razvoja.
Več o teh in ostalih oblikah promoviranja projektne kulture v podjetjih na že četrti konferenci Projektno vodenje v praksi (www.projektna-praksa.si), ki bo potekala 13. februarja 2013 v Hiši kulinarike Jezeršek v Sori pri Medvodah.
Aleš Štempihar
Askit d.o.o.
