Naloga v poslovanju, ki je sestavljena iz več povezanih aktivnosti, ima svoj rok izvedbe, definirane cilje in pričakovane rezultate ter prinaša organizaciji nekaj, kar do sedaj ta še ni počela, zahteva projektni pristop.

Na podlagi svojih dolgoletnih izkušenj lahko zagotovim, da za učinkovito in uspešno izvedbo projekta nista dovolj le podpora vodstva in certificiran projektni vodja, temveč  predvsem celovita priprava na projekt, ki obsega naslednjih 10 aktivnosti:

 

1.    Določite poslovno potrebo

Pobuda za projekt naj NE vsebuje že takoj tudi predloga rešitve ali opisa rezultatov projekta v obliki projektnih pridobitev. Na prvi pogled kontradiktorno, saj si projekt lažje  predstavljamo s pomočjo njegovih izdelkov ali storitev. Vendar je za to na začetku projekta še mnogo prezgodaj, saj lahko s tem povzročimo omejevanje možnih rezultatov in  občutek vsiljevanja vnaprej določenih rezultatov projekta ostalim, ki bodo kasneje vključeni v pripravo in izvedbo projekta. To pa lahko vpliva na kreativnost in motiviranost udeležencev projekta.

Namesto tega najprej določite poslovno ozadje projekta, iz katere izhaja poslovna potreba za projekt. Ta je lahko problem ali težava v obstoječem poslovanju; poslovna priložnost trenutnega ali bodočega poslovanja  ali omejevanje tveganj v poslovanju.  Definiramo jo lahko tudi s pomočjo opisa, kaj se bo vaši organizaciji dogodilo, če projekta ne boste izvedli. Seveda je potrebno poslovno potrebo povezati s strategijo, oziroma lahko to naredite tudi še v naslednjem koraku.

 

2.    Določite poslovnega nosilca

Prvi udeleženec projekta ni projektni vodja, temveč poslovni nosilec projekta. To je oseba, ki je odgovorna za pokritje poslovne potrebe v obliki poslovnih učinkov in koristi, ki so pravi rezultat projekta. Lastnik projekta bo kot pravi gospodar najprej preveril oziroma določil povezanost projekta s strategijo, preveril razpoložljivost virov in primernost trenutka za izvedbo projekta, ter kasneje potrdil investicijo v projekt. Šele poslovni nosilec skupaj s projektno pisarno (če ta v organizaciji obstaja) določi vodjo projekta in poslovnega analitika, ki bosta njegovi desni roki. Pogosto ga imenujemo tudi  sponzor projekta, ki je na podlagi zapisanega mnogo več kot le nekdo, ki priskrbi denar za projekt in formalno potrdi izvedbo projekta.

 

3.    Določite vizijo projekta

Lastnik projekta je odgovoren tudi za formaliziran zapis glavnega namena projekta v dveh do treh stavkih. Vizija projekta pomeni povezanost projekta z vizijo poslovanja. Zapisana mora biti tako, da jasno sporoča korist in nujnost projekta za organizacijo. Je preizkusni kamen za dobro komunikacijo  projekta, saj naj ji nebi nasprotoval nobeden od udeležencev projekta. Če ji, potem je nismo dobro zapisali ali pa izhajamo iz napačne poslovne potrebe.

 

4.    Določite blagovno znamko projekta

Določite kratko ime projekta, ki je povezano z dejavnostjo vaše organizacije (npr. Matica, Energy, SMartProc, UZ.klik). Zaželeno je, da imenu dodate tudi simbol oz. razpoznavni znak, še posebej, če bo šlo za daljši in obsežnejši projekt z večjim številom različnih udeležencev.

Poslovno potrebo, vizijo projekta in blagovno znamko projekta komunicirajte do vseh udeležencev projekta, pri čemer naj bo glavni nosilec te komunikacije lastnik projekta (sponzor).

 

5.    Identificirajte vse udeležence projekta

Udeleženci ali deležniki projekta niso samo tisti zaposleni, ki bodo projekt izvajali, temveč so to tudi vsi tisti posamezniki in skupine, ki bodo pod pozitivnim ali tudi negativnim vplivom projekta. Za vsakega udeležence določite njegova pričakovanja, želje in interese povezane s projektom. Ne pozabite pri tem na najpomembnejšega udeleženca – stranko/kupca.

 

6.    Oblikujte trinivojsko organizacijo projekta

Šele sedaj določimo organizacijsko strukturo projekta, ko projektne vloge in odgovornosti dodelimo posameznikom z imeni in priimki. Organizacijska struktura mora zajeti tri nivoje organizacije projekta: upravljanje (nadzorni svet projekta, lastnik projekta, projektna pisarna), vodenje (vodja projekta) in izvajanje (člani projektnega tima).

 

7.    Identificirajte možne pristope k rešitvi

Še vedno ne opisujte konkretnih izdelkov in storitev konkretnih izdelkov in storitev, temveč z udeleženci projekta viharite zamisli, s čim in kako boste zadovoljili vašo poslovno potrebo in uresničili vizijo projekta. Razpravljajte ali pride v poštev sprememba poslovnega modela, sprememba organiziranosti, razvoj novih kompetenc zaposlenih, sprememba poslovnih procesov, uvedba informacijske rešitve ali kombinacija več naštetih elementov pristopa k rešitvi. 

 

8.    Določite podrobnejše zahteve

Ko je izbran pristop k rešitvi, definirajte vse potrebne zahteve, ki bodo omogočile izvedbo in projektne pridobitve. Sedaj je čas za natančen opis projektnih izdelkov in storitev. Če ste v preteklosti že izvajali podobne projekta, ne iščite najprej podobnosti, temveč najprej odkrijte razlike.

 

9.    Izračunajte povračilo investicije

Na podlagi dobro definiranih zahtev in tveganj projekta kar najbolje ocenite z njimi povezane notranje in zunanje stroške, ki jih primerjajte s pričakovanimi poslovnimi koristmi in učinki. Primerjava vam pokaže pričakovano donosnost projekta in čas povračila vaše naložbe v projekt. Vse skupaj zapišite v dokumentu tipa projektna naloga, projektna listina, zagonski elaborat.

 

10.  Formalno potrdite izvedbo projekta

Preden lastnik projekta  s podpisom dokumenta priprave projekta potrdi njegovo izvedbo, preverite še stopnjo pripravljenosti organizacije, ki vsebuje: finančno zmožnost, usposobljenost, motiviranost in razpoložljivost človeških virov, ustreznost notranjega in zunanjega trenutka za projekt, zmožnost organizacije za absorbcijo sprememb, ki jih bo prinesel projekt.

 

 

Avtor:

Aleš Štempihar, ales.stempihar@askit.si

Askit d.o.o., član PMI, ZPM, predsednik IIBA Slovenia Chapter