Kako vodje ustvarjamo fokus, energijo in rezultate na dolgi rok

Ko dan kar mine – rezultat pa ostane vprašanje

Tipična situacija, ki mi jo vedno bolj pogosto opisujejo na mojih coachingih.

Petek, ura je 17:30.

Vodja zapre prenosnik. Dan oz. kar cel teden je bil spet (pre)poln:

  • sestanki eden za drugim
  • 500+ emailov
  • nenehni “hitri klici”
  • gasilsko reševanje situacij

In občutki ob tem?

“Cel teden sem delal … pa nimam občutka, da sem naredil kaj res pomembnega oz. da bi premaknil ključne zadeve naprej.”

Žal to ni več izjema, temveč je vedno bolj vsakodnevna realnost mnogih vodij oz. strokovnjakov dandanes.

Kaj pa se v takšnem načinu dela res hitro zgodi:

  • bolj kot ne reagiramo namesto da usmerjamo
  • delamo veliko, a ne nujno pomembnega
  • imamo občutek napredka, a ne pravega premika

In sčasoma pride še nekaj precej bolj nevarnega: utrujenost brez občutka dosežka.

To ni problem časa.
To je bolj kot ne problem strukture.

Največji mit glede produktivnosti

Dolga leta smo verjeli: več dela = več rezultatov

Danes vemo, da to (sploh) ne (z)drži več. Temveč več dela pogosto pomeni samo več šuma.

Predvsem pa je multiopravilnost tista, ki konec dneva ne pomeni, da bomo imeli več “kljukic” (kvečjemu manj) na naši TO DO listi, pa drugi strani pa bomo zaradi nje tudi precej bolj utrujeni (ker za preklapljanje med nalogami porabljamo miselno in fizično energijo).

Prava produktivnost na drugi strani pomeni predvsem to, da znamo:

  • jasno izbirati, kaj je pomembno
  • zavestno izpuščati nepomembno
  • ustvarjati pogoje za (večji) fokus

In pa predvsem: delovati tako, da lahko ta ritem (z)držimo dolgoročno.

Ker vodenje in poslovanje ni sprint. Temveč je tek na dolge proge, je maraton.

Kaj se zgodi, ko produktivnost ni trajnostna?

Kratkoročno lahko delujemo na adrenalin. Dolgoročno pa tak sistem vedno pripelje do:

  • padca kakovosti odločitev
  • več napak
  • slabšega vodenja ljudi
  • izgube energije in motivacije

In paradoks je potem naslednji: več dela → slabši rezultati

Zato pravo vprašanje ni: Kako narediti več? Ampak:

Kako ustvariti sistem, ki omogoča rezultate – brez izgorevanja?

7 praktičnih usmeritev za trajnostno produktivnost

1️⃣ Imejmo 3 prioritete na dan (ne več)

Vsak dan si jasno definirajmo: 3 stvari, ki morajo biti narejene (oz. bi bilo dobro, da bi bile).

Ne 10. Ne “vse”.

Če naredimo te 3, je bil dan uspešen.

Fokus ustvarja rezultat.

2️⃣ Če ni v koledarju, se ne bo zgodilo

Veliko vodij ve, kaj je pomembno. Manj jih to dejansko načrtuje.

Zatorej:

  • Blokirajmo čas za ključne naloge
  • Obravnavajmo jih kot sestanek (ki ne odpade) – op.p. včasih v šali rečem, da naj bo to vaš Božič (Božič nikoli ne odpade in vedno vemo, da pride 25.12.).

Produktivnost ni seznam nalog. Je dosledno in disciplinirano upravljanje časa oz. upravljanje samega sebe.

3️⃣ Delajmo v blokih, ne v fragmentih

Multitasking je mit, ki so ga “poslovno mitbusterji” že davno razbili 🙂

Namesto njega raje imejmo:

  • 30–60 minut fokusa
  • brez prekinitev
  • z osredotočanjem na eno nalogo

To je prostor, kjer nastane prava vrednost.

4️⃣ Ločimo med “zasedenostjo” in vrednostjo

Vprašajmo se: Ali to, kar delam(o), res ustvarja vrednost?

Veliko aktivnosti daje občutek dela. Malo jih dejansko premika rezultate.

5️⃣ Naučimo se reči “ne”

Produktivnost ni samo “kaj delam”.

Je tudi oz. je predvsem odločitev: česa ne delam več!!! Kaj je moja STOP DOING lista oz. MOJA LISTA NE-jev.

Vsak “da” pomeni tudi “ne” nečemu drugemu.

6️⃣ Energija > čas

Produktivnost ni samo upravljanje časa. Je upravljanje naše energije – kar pomeni, da poskrbimo tudi za naslednje pomembne elemente, ki nam zagotavljajo dolgoročno vzdržljivost in produktivno delovanje na dolgi rok:

  • spanje
  • odmori
  • regeneracija
  • fizična aktivnost
  • urejana in uravnotežena prehrana
  • prava mera hidracije

S tem poskrbimo za pravi balans med našim simpatičnim (t.i. ONLINE) in parasimpatičnim (t.i. OFFLINE) živčnim sistemom.

Vodja, ki ima dovolj energije – sprejema dobre odločitve (utrujen vodja pa (bolj pogosto) dela napake).

7️⃣ Postavimo sistem, ne zanašajmo se na motivacijo

Motivacija ni stabilna. Sistem je.

Zatorej v svoje delovanje uvedimo naslednjem dobra prakse:

  • delo v jasnih ritmih
  • organiziranost urnika preko “inštaliranja” t.i. blokov časa za ključne oz. pomembne naloge
  • ponovljivi procesi, ki posledično spodbujajo višjo produktivnost (ob manjši porabi energije)

Disciplina premaga voljo.

Vloga vodje: od “delavca” do arhitekta fokusa

Prvi svojem delu pogosto opažam situacijo oz. past, v katero se lahko hitro ujamemo vodje: (p)ostanemo (preveč oz. zgolj) operativni izvajalci.

Namesto da bi postali proaktivni ustvarjalci sistema in stabilni kapitani naše ladje.

Zato zrelo vodenje pomeni, da znamo v svoj vsakodnevni urnik oz. delovanje umestiti naslednjem dobre prakse:

  • ustvariti jasnost oz. postaviti jasne cilje
  • postaviti prioritete
  • zaščititi fokus ekipe
  • zmanjšati šum (op.p. super knjiga, ki jo toplo priporočam na to temo je knjiga Hrup, Daniela Kahnemana in kolegov).

Zaključek: fokusirajmo se na manj, a tisto naj bo pravo!

Na koncu dneva produktivnost ni: koliko naredimo.

Temveč je predvsem to, ali naredimo tisto, kar zares šteje!

In ali to lahko ponavljamo dolgoročno!

Ker velja tudi naslednje:

  • kratkoročna učinkovitost je (dokaj) enostavna oz. jo je enostavno in hitro možno doseči.
  • dolgoročna produktivnost pa je tista prava umetelnost, ki potrebuje sistematiko, fokus, balans.

❓ Refleksija in akcija

In še za zaključni premislek oz. takojšnjo akcijo – nekaj akcijskih samoreflektivnih vprašanj na to temo:

  • Katere tri stvari so jutri res ključne in mi oz. nam prinašajo najvišjo dodano vrednost?
  • Kje sem danes delal veliko – a ne nujno pomembnega?
  • Kaj bi moral nehati delati, da ustvarim več prostora za fokus?
  • Ali moj način dela podpira dolgoročno energijo – ali jo izčrpava?

Mag. Janez Žezlina

Potencialog

E: janez.zezlina@ecg.si